Khi thực hiện soạn thảo văn bản hành chính, việc căn lề là một trong những yếu tố quan trọng không chỉ đảm bảo tính thẩm mỹ của bản văn mà còn phải tuân theo quy định của pháp luật. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách căn lề chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và cách thực hiện trong phần mềm Word một cách chi tiết nhất.
Văn bản hành chính là gì?
Định nghĩa và cấu trúc
Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính được định nghĩa như sau: “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản hành chính bao gồm nhiều loại khác nhau như:
- Nghị quyết (cá biệt)
- Quyết định (cá biệt)
- Chỉ thị
- Quy chế
- Quy định
- Thông cáo
- Thông báo
- Hướng dẫn
- Chương trình, kế hoạch, phương án, đề án
- Dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình
- Hợp đồng, công văn, công điện
- Bản ghi nhớ, bản thỏa thuận
- Giấy ủy quyền, giấy mời
- Giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép
- Phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công
Tầm quan trọng của văn bản hành chính
Văn bản hành chính là công cụ quan trọng trong việc quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Nó không chỉ giúp truyền đạt thông tin mà còn là cơ sở pháp lý cho nhiều quyết định, hành động của các cơ quan chức năng.
Quy định căn lề văn bản hành chính theo Nghị định 30
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định căn lề văn bản hành chính như sau:
- Khổ giấy: Văn bản hành chính phải được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) theo chiều dài khổ A4.
- Căn lề:
-
Căn lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25mm (2cm - 2.5cm).
-
Căn lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25mm (2cm - 2.5cm).
-
Căn lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35mm (3cm - 3.5cm).
-
Căn lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20mm (1.5cm - 2cm).
Như vậy, việc định lề trang là rất quan trọng, đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp cho văn bản.
Giãn dòng trong văn bản hành chính
Ngoài việc căn lề, việc giãn dòng cũng cần được chú ý. Cụ thể:
- Nội dung văn bản hành chính được canh đều cả hai lề.
- Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt.
- Khoảng cách giữa các dòng: dòng đơn, tối đa là 1.5 lines.
Cách căn chỉnh văn bản chuẩn trong Word 2013
Để thực hiện căn chỉnh văn bản trong Word 2013, bạn có thể làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở Microsoft Word
Khởi động phần mềm Microsoft Word 2013 trên máy tính của bạn.
Bước 2: Chọn Layout Page
Tại thanh menu, chọn tab "Page Layout". Trong ở phần này, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn để định dạng văn bản.
Bước 3: Mở hộp thoại Margins
Nhấn vào mũi tên ở góc phải của nhóm "Page Setup" để mở hộp thoại Margins.
Bước 4: Điều chỉnh lề theo yêu cầu
Tại thẻ
Margins, bạn có thể điều chỉnh căn lề theo hướng dẫn đã nêu ở trên. Sau khi hoàn thành, nhấn "OK" để lưu lại cài đặt.
Thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30
Theo quy định, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
Ngoài các thành phần chính, văn bản hành chính có thể bổ sung thêm các thành phần như:
- Phụ lục.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành.
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Kết luận
Việc căn lề và điều chỉnh văn bản hành chính một cách chính xác không chỉ giúp tăng tính thẩm mỹ mà còn đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của văn bản. Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn sẽ có thể soạn thảo văn bản hành chính một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc căn chỉnh văn bản hành chính, xin vui lòng để lại câu hỏi dưới bài viết. Tham khảo thêm các bài viết khác trong Thư Viện Pháp Luật để cập nhật thông tin hữu ích và chính xác nhé!
